Как пригласить бизнес спикера?

13.09.2024

Приглашение бизнес-спикера на мероприятие — это важный и ответственный процесс, требующий грамотной организации. Такой спикер способен усилить ценность мероприятия, привлечь внимание участников и поделиться полезной экспертизой. В этой статье мы рассмотрим все ключевые шаги, которые помогут правильно пригласить бизнес спикера на мероприятие.

1. Определение цели приглашения

Первый шаг — это четкое понимание, зачем вам нужен спикер. Ответьте на несколько вопросов:

• Какие цели мероприятия? Например, мотивация сотрудников, обмен опытом, привлечение клиентов.
• Кто ваша аудитория? (Предприниматели, студенты, сотрудники компании и т.д.)
• Какого результата вы ожидаете от выступления? (Вдохновение, новые знания, профессиональные рекомендации)

Это понимание поможет вам выбрать подходящего спикера, который сможет удовлетворить ваши потребности.

2. Поиск подходящего спикера

Найти спикера можно несколькими способами:

• Личные контакты. Если у вас уже есть знакомые бизнесмены, тренеры или эксперты в отрасли, можно обратиться к ним напрямую.
• Агентства и биржи спикеров. Существуют компании, которые профессионально занимаются подбором и управлением выступлениями бизнес-спикеров.
• Социальные сети и профессиональные платформы. LinkedIn, Instagram, YouTube могут быть полезными для поиска спикеров. Вы можете найти известных специалистов по теме, посмотреть их выступления и отзывы.
• Рекомендации. Спросите у коллег или партнёров рекомендации по выбору спикера.

3. Анализ потенциальных кандидатов

Когда вы составили список возможных спикеров, важно изучить их деятельность:

• Просмотрите публичные выступления кандидатов: видео на YouTube, TED Talks, записи других мероприятий.
• Изучите отзывы участников прошлых выступлений.
• Узнайте о профессиональных достижениях: книги, публикации, участие в значимых проектах.
• Проанализируйте соответствие вашей теме мероприятия.

4. Подготовка предложения

После того, как вы определились с кандидатом, необходимо подготовить официальное приглашение. Оно должно содержать ключевую информацию:

• Тема мероприятия и его цель.
• Дата и место проведения.
• Формат выступления: продолжительность, тип (онлайн/офлайн).
• Ожидания от спикера: тема выступления, ключевые вопросы, стиль подачи материала.
• Условия сотрудничества: оплата, покрытие транспортных расходов и проживание (если требуется).

5. Связь со спикером

Приглашение можно отправить несколькими способами:

• По электронной почте. Подготовьте чёткое и структурированное письмо, указав, почему именно этот спикер важен для вашего мероприятия.
• Через социальные сети. Если спикер активен в социальных сетях, можно отправить личное сообщение с приглашением и ссылкой на более подробную информацию.
• Через агента или агентство. Если спикер работает через представителей, важно соблюдать все протоколы коммуникации.

6. Детализация условий и обсуждение оплаты

Если спикер заинтересовался предложением, важно обсудить все детали:

• Технические требования. Потребности спикера в оборудовании (микрофон, презентация, проектор и др.).
• Требования к подготовке. Возможно, спикеру понадобится доступ к определённой информации, статистике или другим материалам для более детальной подготовки.
• Гонорар. Заранее обсудите финансовую сторону: фиксированный гонорар, процент с продаж билетов, если это коммерческое мероприятие, и т.д.
• Юридические моменты. Заключение контракта или договора, особенно если речь идет о платном спикере.

7. Подтверждение участия и промо-материалы

После согласования всех условий, попросите спикера подтвердить участие официально. Также не забудьте подготовить промо-материалы для продвижения:

• Фото и биографию спикера.
• Краткое описание темы выступления.
• Цитаты или видеофрагменты с предыдущих выступлений (если есть).
• Информацию о том, как это мероприятие вписывается в общую программу.

8. Подготовка к выступлению

Убедитесь, что всё готово для выступления спикера:

• Техническое обеспечение. Проверьте, что вся необходимая техника настроена и работает.
• График выступления. Обсудите с ним тайминг, а также предоставьте информацию о формате мероприятия.
• Предоставление материалов. Если выступление связано с презентацией или раздаточными материалами, заранее попросите спикера передать их.

9. Пост-мероприятие

После мероприятия важно поддерживать отношения со спикером:

• Поблагодарите за участие. Это можно сделать как лично, так и официально в письменной форме.
• Отзывы участников. Предоставьте спикеру обратную связь от аудитории, а также отчёты и фотографии с мероприятия.
• Обсуждение возможного дальнейшего сотрудничества. Если выступление прошло успешно, предложите сотрудничество в будущем.

10. Советы и рекомендации

• Начните переговоры заранее. Популярные спикеры могут иметь плотный график, и договоренности могут занять несколько месяцев.
• Будьте профессиональны. Подготовка и общение должны быть на высоком уровне, чтобы оставить хорошее впечатление.
• Гибкость. Спикеры могут иметь свои требования, будьте готовы идти на компромиссы.

Смотрите также: